Política de Tratamiento de la Información

ICONO PET  se interesa en la protección de la privacidad de la información personal de sus socios, clientes, empleados, contratistas y encuestados obtenida a través de nuestros gestión corporativa y comercial; encuestas y entrevistas; portales, Sistemas de Información y demás servicios, comprometiéndose a adoptar una política de confidencialidad y seguridad tal y como se prevé en este documento.

Nuestra Política de Privacidad y tratamiento de la información detalla cómo ICONO PET maneja y gestiona la información personal que ha incorporado a sus bases de datos.

El Usuario reconoce que la entrega de información personal, la realiza de manera voluntaria y cuando ello acontece por vía web lo hace teniendo en cuenta las características de nuestros Portales, Sistemas de Información y demás servicios, así como las facultades de uso por parte de ICONO PET y en el entendido que tal información hará parte de un archivo y/o base de datos que contendrá su perfil, la cual podrá ser usado por ICONO PET en los términos aquí establecidos.

1. OBJETIVO

El presente documento tiene como objeto formalizar las políticas de tratamiento de la información de los datos personales de todos nuestros socios, clientes, proveedores, colaboradores y encuestados, garantizando el derecho que tienen para conocer, actualizar y rectificar la información que repose en las Bases de Datos o archivos de ICONO PET

2. ALCANCE

Esta política de tratamiento de la información, aplica a todos los funcionarios en todos los niveles de ICONO PET y a los funcionarios de nuestros aliados estratégicos a nivel nacional e internacional. Aplica a todas las Bases de datos y archivos de información personal que estén en poder de ICONO PET y que se enmarquen dentro de las previsiones de la Ley 1581 de 2012.

3. DEFINICIONES

Para efectos de la aplicación e interpretación de esta política se deben considerar las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

4. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

4.1 Información personal almacenada

La información personal que recolectamos en nuestra base de datos y que es utilizada y tratada en nuestros diferentes proyectos corresponden, principalmente, a datos básicos de identificación como lo son: nombre, apellido, correo electrónico, dirección de correspondencia, teléfono, celular, área económica en la que se desempeña (sector público o privado, academia, gremios, medios de comunicación, estudiante, área o dependencia del sector público, entidades financieras, etc.), nombre de la institución donde labora y cargo; así como, datos de caracterización sociodemográfica básica.

En algunos casos, podrán recolectarse datos que reflejen percepciones y opiniones personales sobre aspectos generales o particulares de políticas públicas, programas o proyectos. Igualmente, de manera eventual realizamos encuestas, entrevistas o sondeos de opinión al público o a sectores determinados con el fin de establecer su opinión sobre el servicio o intervención recibida.

En estos casos los datos personales solicitados pueden ser suministrados o no y en todo caso nunca son usados por ICONO PET para obtener resultados diferentes a las obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo y las finalidades señaladas en la respectiva solicitud. Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores (encargados).

La información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo.

Presumimos la veracidad de la información suministrada y no verificamos, ni asumimos la obligación de verificar la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que nos sean proporcionados. Por tanto, no asumimos responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

Al inscribirse y/o navegar en nuestras páginas web, nuestros socios y afiliados y/o visitantes de la página manifiestan expresamente que conocen estas políticas y las aceptan, y otorgan su consentimiento para que se de tratamiento a su información.

4.2 Finalidad del tratamiento de la información

La persona que nos proporciona Datos Personales, nos autoriza para usar esta información para las finalidades señaladas en la respectiva solicitud, en concordancia con lo previsto en esta Política de tratamiento, y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que:

1.            Seamos autorizados expresamente a hacerlo.

2.            Sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado,

3.            Sea entregada a terceros con el fin de que presten algunos servicios en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos,

4.            Implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, o,

5.            Según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente política de privacidad.

Al aceptar esta política, las personas nos autorizan para hacer tratamiento de la información recolectada con las siguientes finalidades:

1.            Distribuir información y documentos de ICONO PET y sus diferentes programas y proyectos a través de diferentes medios como correos electrónicos, carteleras, correo físico, etc.)

2.            Convocar a eventos organizados por ICONO PET (mediante emails, invitaciones físicas, llamadas telefónicas, redes sociales, comunicación online, etc.).

3.            Convocar a eventos realizados por otras Instituciones aliadas, para que les ayudemos en su labor de difusión para actividades específicas, sin hacerles entrega en ninguno de los casos de nuestras bases de datos.

4.            Divulgación de boletines internos mediante correos electrónicos, con fines de comunicar de manera interna las labores, actividades, recomendaciones entre otras cosas, que se quieren compartir en cada una de las áreas de ICONO PET o entre sus asociados.

5.            Encuestas y entrevistas por las diferentes áreas de ICONO PET.

Con la aceptación de la presente Política de Privacidad, nuestros socios, empleados y proveedores nos autorizan para hacerles llegar por distintos medios y vías (incluyendo correo electrónico, SMS o mensajes de texto, etc.) información que creemos pueden serle de interés. Adicionalmente, nuestros clientes en su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta política de privacidad, nos autorizan para:

•             Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.

•             Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.

Al acceder a nuestra página web podremos hacer uso de cookies, web beacons y otras tecnologías similares, en sus páginas web y en los dispositivos electrónicos utilizados para acceder a éstas, con el fin de conocer la procedencia, actividades y preferencias de nuestros clientes y usuarios al navegar en la web, incrementar la funcionalidad y la accesibilidad de los sitios web, verificar que los usuarios cumplan con los criterios requeridos para procesar sus solicitudes y para adaptar sus productos y servicios a las necesidades de los usuarios. No obstante, en la versión que se está manejando actualmente la página de ICONO PET no contiene Cookies.

4.3 Seguridad y confidencialidad

Tenemos establecidos políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que ésta sea transmitida. En este sentido, nos apoyamos en el uso de protocolos, la restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.

Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.

Todo contrato con terceros (contratistas, empleados, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.

5. DERECHOS AL TITULAR

El proveedor de información conserva la titularidad sobre su información y en tal virtud es titular de los derechos que la ley le confiere y que se enuncian a continuación:

1.            Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al encargada del tratamiento de sus datos personales.

2.            Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

3.            Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales.

4.            Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.

5.            Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012. 6. Acceder en forma gratuita una vez por mes a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos de la normatividad vigente.

6. OBLIGACIONES

6.1 Obligaciones de ICONO PET

1.            Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2.            Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3.            Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4.            Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.            Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6.            Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

7.            Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

8.            Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

9.            Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

10.          Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en este documento y en la ley.

11.          Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

12.          Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

13.          Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

14.          Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

6.2 Deberes de los funcionarios designados para el tratamiento

1.            Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2.            Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3.            Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley.

4.            Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley.

5.            Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

6.            Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.

7.            Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

8.            Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

9.            Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

10.          Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

11.          Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

7. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

7.1 Área responsable

ICONO PET atenderá todas las peticiones, consultas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la Ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir o revocar la autorización que había otorgado a ICONO PET frente a sus datos personales.

7.2 Canales para el ejercicio de los derechos

Los titulares ejerciendo sus derechos podrán realizar peticiones, consultas y/o reclamos a través de los siguientes mecanismos:

•             Envío de correo a icono@iconopet.com

•             Comunicación telefónica en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, al teléfono (571) 7034825.

•             Directamente en Oficinas ICONO PET en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia: Cra            22 164 – 83

7.3 Procedimiento para presentar consultas

Los titulares de las personas autorizadas o causahabientes podrán consultar su información personal que repose en nuestras bases de Página 9 datos, caso en el cual les suministraremos la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.4 Procedimiento para presentar reclamos

Si los titulares, las personas autorizadas o los causahabientes consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Regulación, podrán presentar un reclamo ante nosotros, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1.            El reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a ICONO PET, con la respectiva identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección, y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido del reclamo. En caso de que ICONO PET no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará oportunamente a la persona interesada.

2.            De ser procedente, una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3.            El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. NORMATIVIDAD VIGENTE Esta Política de Tratamiento de la Información, se rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen.